公文的附注、附件、附件说明还傻傻分不清吗？

公文格式各要素中，有三个带“附”字儿的要素——附件说明、附注、附件——想必不少人有点辨识不准，抑或概念模糊、对不上号。没关系，捋清了，啥时都不晚。小编今儿就和大家一起来聊聊这仨~

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啥是附件说明、附注、附件？

按照《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》有关规定， 公文一般由18个公文格式要素组成，其中，“ 附件说明”“附注”“附件”是公文主体部分的三个要素。

附件说明是公文附件的顺序号和名称。即对附件的情况作个简要标注，便于对公文正文内容有个概貌性的了解。对于有“附件”的情况，一般应在公文正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”。

附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明。公文发放范围主要是针对下行文和平行文而言的，用以标明和限定所印发公文（特别是涉密公文）的 传达范围、公开属性、阅读对象。比如，“此件发至厅局级”“此件依申请公开”“此件公开发布”“此件不得翻印”。需注意事项主要是针对上行文，比如“请示”和“报告”件中一般应注明联系人及联系电话等。

附件是公文正文的说明、补充或者参考资料。往往 是因为公文正文中的有些图表、名单、规定、方案等内容较多、篇幅较大，倘若直接穿插编排在正文中，容易隔断公文前后联系从而造成阅读和理解上的不便、不畅，所以从正文中剥离出来、附录于后，这样使得公文正文有效“瘦身”、文面观感整洁清爽、阅读办理流畅快捷。

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三者是公文必备要素吗？

非也。 这三个要素并非每一份公文都不可缺少，而是确有需要时才标注的。可能有的有其一，有的有其二，有的三者皆有或三者皆无。这都是应需而生的。

比如，若 某份通知是普发性公文，不需要特别说明印发传达范围，则“附注”要素就可省去。

又如，某份请示的事由比较简单，在正文中便可汇报清楚，不需要另作补充说明，则无必要硬加“附件”要素了。

同样，基于“附件说明”和“附件”的相互依存关系，若公文没有“附件”，自然就不存在“附件说明”了。

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它们都分居公文的什么位置？

为了方便大家对号入座、加深认识，先将三个格式要素同处一面的“平面图”贴在下边：

从图中，我们可以 一目了然地看到附件说明、附注以及附件三者在一篇公文格式要素中的相对位置，以及三者在版心中标注的相对位置（包括空行与否、顶格与否、回行对齐与否等）。按照三个要素在公文中出现的先后顺序，将其位置和标注方式分别介绍如下：

“附件说明”位于“正文”之下、“发文机关署名”之上。 用3号仿宋体字在正文下空一行、左空二字开始标注“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。若一则公文带有多个附件，则使用阿拉伯数字标注附件顺序号，顺序号后用小圆点（如“附件：1.× ×× ×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

“附注”位于“成文日期”之后。 用 3号仿宋体字在成文日期下一行、左空二字加圆括号标注需要说明的文字。 若内容较多，回行时顶格。

“附件”属于公文正文的组成部分，位于“附注”或“成文日期”之后、“版记”之前，但应当另面编排。也就是说，不管前一页 “附注”或“成文日期”之后留有多少空白，都需要另起一页编排“附件”。 “附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件的标题及其正文等各要素的编排格式要求与主体部分相同。

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标注中有哪些容易出错情形？

小编结合日常实践和观察研究，发现有如下几个方面的易错情形值得关注和重视。

（1）错将被转发、印发、批转的内容作为公文的附件。比如，《××市委办公室关于印发××××疫情防控工作方案的通知》，这里的《××××疫情防控工作方案》是被印发对象，是“通知”文件的主件，不能错误地理解为“通知”的附件。因而，不需要标注“附件说明”，另页编排时也不标注“附件”二字。

（2）附件说明前后不一致。主要表现在：公文“正文”中涉及附件处的括注内容与“附件说明”处的标注内容、“附件”处的标注内容有表述不一致、前后不匹配的问题，特别是附件数量较多时，容易出现附件顺序号和附件标题与附件说明的表述没有准确对应起来的情况，让人产生混乱感。

（3）标点符号使用不规范。主要是“附件说明”处容易出现标点符号的错用、漏用、多用等问题。比如，有的将“附件”二字与其后的冒号、顺序号以及小圆点号的顺序弄错，有的将小圆点号习惯性地用为顿号，错误标注为“附件1.”“附件1：”或“附件：1、”；还有的将附件名称加上书名号，或在附件名称后加上分号或句号，错误标注为：

（4）附注内容标注随意化。比如，在呈报请示或报告等上行公文时，有的觉得内部单位之间彼此熟悉，随意省去“附注”，有的在“附注”处只注明联系人或者联系方式，有的在括注联系方式时只写办公电话，容易给公文流转办理带来联络不便。事实上，在移动办公的当今，从方便后续工作沟通、随时随地了解情况、提高公文运转效率的角度出发，宜将具体经办人姓名及其办公电话、移动电话都写清楚，以防通讯联系环节问题而耽误工作。

值得注意的是，有的单位在印发通知等下行公文时，也将联系人及其联系电话、电子邮箱等信息（实则为正文内容应包含的信息）列为“附注”内容进行标注，这种做法有待商榷。

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